Chamadas e reuniões regulares

Há apenas 5 anos, poucas pessoas poderiam imaginar que 16% das empresas em todo o mundo trabalhariam remotamente. E a maioria dos funcionários desejaria continuar trabalhando no mesmo formato. A tendência continua a crescer por motivos óbvios: os empregadores economizam dinheiro com aluguel de escritório e organização do local de trabalho e, para os profissionais, o trabalho remoto é uma oportunidade de trabalhar de qualquer lugar do mundo. Podemos falar muito sobre os pontos positivos, mas vamos passar para os negativos. Esse formato de trabalho ainda tem problemas não resolvidos, como a organização dos processos de trabalho, a redução da eficiência e da produtividade dos funcionários, a falta de um espaço de trabalho comum para comunicação etc.

Neste artigo, falaremos sobre uma ferramenta que resolverá muitos problemas de organização do trabalho remoto da sua equipe. Então, vamos direto ao ponto.

O que sua equipe precisa para trabalhar em casa

O mais importante ao organizar o trabalho de uma equipe distribuída é encontrar uma ferramenta que permita a comunicação entre os colegas. Para definir tarefas e controlar seu cumprimento, o gerente deve pensar nisso em primeiro lugar. Lembre-se de que é mais eficaz implementar uma ferramenta especializada para o trabalho em equipe do que escrever várias normas por conta própria e tentar integrá-las ao seu trabalho.

O rastreador de tarefas MOGU facilitará a vida de qualquer gerente de projeto. Graças aos quadros kanban, você poderá organizar o trabalho de toda a equipe. Adicione tarefas, atribua responsabilidade por elas, gerencie prazos e prioridades. Todos esses recursos estão disponíveis em uma única ferramenta.

Telegram chatbot

Não é de surpreender que a maioria das equipes distribuídas use o Telegram para se comunicar, como é o caso da nossa equipe. Muitas tarefas e processos são discutidos tanto em uma sala de bate-papo geral quanto em correspondência pessoal. Não é incomum que, no processo de qualquer discussão, haja a necessidade de criar uma tarefa para registrar alguns pensamentos. Para não perder tempo procurando uma página com um rastreador no navegador e o quadro necessário, adicionamos tarefas por meio de um chatbot. Para fazer isso, precisamos seguir uma série de etapas simples:

No chatbot, digitamos o comando “Add task” → depois selecionamos o quadro desejado → digitamos a descrição da tarefa → pronto, a tarefa foi criada com sucesso!

Dessa forma, não perdemos tempo com a rotina e não perdemos nada de vista. Outro recurso positivo do chatbot são as notificações. Graças a elas, estamos sempre cientes do que está acontecendo no projeto. Uma nova tarefa foi adicionada, o prazo está se aproximando, a prioridade foi alterada ou qualquer outro evento importante não passará despercebido. Para fazer isso, basta vincular o chatbot à sua conta do MOGU.

Supervisão de funcionários remotos

É mais importante monitorar a qualidade e o tempo das tarefas da sua equipe do que a presença real no trabalho. Esse é outro motivo para implementar um rastreador de tarefas em seu trabalho. Defina prazos alcançáveis e monitore sua conclusão. Adicione listas de verificação a tarefas grandes para acompanhar os marcos.

Chamadas e reuniões regulares

Para manter a eficácia, devem ser realizadas reuniões regulares, como o chamado Daily Scrum. Isso ajuda a atualizar as metas, priorizar as tarefas e discutir as dificuldades encontradas pela equipe. Essa reunião não levará mais de 15 minutos, mas contribuirá para o dia de trabalho de cada membro da equipe. Essas chamadas são mais bem realizadas em plataformas de conferência baseadas em nuvem, como Zoom ou SberJazz.

É melhor registrar as atas das reuniões e adicioná-las ao cartão de tarefas. Dessa forma, todas as informações importantes serão armazenadas em um só lugar e você poderá voltar a elas a qualquer momento, se necessário.

Tempo para chamadas e reuniões

Defina horários de reuniões e chamadas para a sua equipe. Seus colegas estão acostumados a trabalhar em seu próprio fuso horário, alguns gostam de trabalhar de manhã e outros fazem a maior parte das tarefas à tarde. O horário ideal para sincronizar chamadas comuns é das 11 às 15 horas.

Conclusão

Para organizar um trabalho em equipe eficaz, é preciso muita força e paciência. Enfatize a disciplina, controle os prazos, esteja atento aos problemas de adaptação às novas condições e ferramentas do novo formato de trabalho. Use o rastreador de tarefas MOGU, ele facilitará muito a vida de sua equipe.