Как организовать работу удаленной команды

Еще буквально 5 лет назад мало кто мог представить, что во всем мире 16% компаний будут работать удалено. И большая часть сотрудников пожелает продолжать работу в прежнем формате. Тенденция продолжает расти по очевидным причинам, работодатели экономят на аренде офиса и обустройстве рабочего места, а для специалистов удаленка это возможность работать из любой точки мира. О плюсах можно говорить много, но давайте перейдем к минусам. У такого формата работы до сих пор есть нерешенные проблемы, это – организация рабочих процессов, снижение эффективности и продуктивности сотрудников, отсутствие общего рабочего пространства для коммуникации и т.д.

В этой статье мы расскажем про инструмент, который решит многие проблемы организации удаленной работы вашей команды. Итак, давайте перейдем к сути.

Что необходимо вашей команде для работы из дома

Важнее всего при организации работы распределенной команды найти инструмент, который позволит выстроить коммуникацию между коллегами. Чтобы ставить задачи, контролировать их выполнение руководитель должен задуматься об этом в первую очередь. Учтите, что эффективнее внедрить один специализированный инструмент для командной работы, чем писать самостоятельно несколько регламентов и пытаться их интегрировать в работу.

Таск-трекер Mogu облегчит жизнь любому руководителю проектов. Благодаря канбан доскам вы сможете организовать работу всей команды. Добавляйте задачи, назначайте за них ответственных, управляйте дедлайнами и приоритетами. Все эти возможности доступны в виде одного инструмента.

Чат-бот Telegram

Не удивительно, что большинство распределенных команд используют для коммуникации Telegram, к примеру – наша команда Mogu. Множество задач и процессов обсуждаются, как в общем чатике, так и в личных переписках. Не редко, в процессе какого-нибудь обсуждения появляется необходимость создать задачу зафиксировать какие-нибудь мысли. Чтобы не тратить время на поиск страницы с трекером в браузере и нужной доски мы добавляем задачи через чат-бот. Для этого нужно выполнить ряд простых действий:

В чат боте мы вводим команду «Добавь задачу» → далее выбираем нужную доску → вводим описание задачи → готово, задача успешно создана!

Таким образом мы не тратим время на рутину и ничего не упускаем из поля зрения. Еще одна положительная функция чат-бота это уведомления. Благодаря ним мы всегда в курсе, что происходит в проекте. Добавилась новая задача, приближается дедлайн, поменялся приоритет, любые другие важные события не пройдут мимо вас. Для этого достаточно просто привязать чат-бота к вашему аккаунту в Mogu.

Контроль сотрудников на удаленке

Важнее контролировать качество и сроки выполнения задач вашей команды, нежели чем фактическое присутствие на рабочем месте. Это еще одна причина внедрить в работу таск-трекер. Установите достижимые дедлайны и контролируйте их выполнение. Добавляйте в большие задачи чек-листы, чтобы отслеживать промежуточные результаты.

Регулярные созвоны и собрания

Для поддержания эффективности необходимо проводить регулярные встречи, например так называемый ежедневный скрам (Daily Scrum). Это помогает актуализировать цели, приоритизировать задачи, обсудить сложности с которыми столкнулась команда. Такая встреча не отнимет больше 15 минут, но принесет вклад в рабочий день каждого члена команды. Такие созвоны лучше проводить в облачных конференц-платформах, к примеру это Zoom или SberJazz.

Протокол встреч лучше всего фиксировать и добавлять в карточку задачи. Так вся важная информация будет хранится в одном месте и в любой момент можно будет вернуться к ней при необходимости.

Время для созвонов и встреч

Обозначьте для вашей команде часы встреч и созвонов. Ваши коллеги привыкли работать в условиях своего часового пояса, кто-то любит работать утром, а кто-то большую часть задач делает во второй половине дня. Оптимальное время для синхронизации общих созвонов это с 11 утра до 3 часов дня.

Заключение

Чтобы организовать эффективную работу команды потребуется много сил и терпения. Делайте акцент на дисциплине, контроле дедлайнов, будьте внимательны к проблемам в адаптации к новым условиям и инструментам нового формата работы. Используйте таск-трекер MOGU, это существенно облегчит жизнь вашей команде.