Избавление от рутины и ошибок: как таск-трекер помогает в работе рекламных агентств

Знакома ли вам ситуация, вы все время работаете, тратите силы, но все равно дедлайны просрочены? Нужно отправить КП клиенту, согласовать контент-план с дизайнером, подготовить отчет для руководства и еще 1001 рутинная задача ждет своей очереди. Проблемы вашей эффективности скорее всего заключаются в неправильном выстраивании рабочих процессов.

В этой статье пойдет речь о том, как с помощью таск-трекера Mogu выстроить командную работу в рекламном агенстве. Используя данный материал вы сможете экономить время на рутинных задачах, меньше ошибаться и оставлять время для творческих и стратегических задач.

Отсутствие общего рабочего пространства

Основная проблема это разные рабочие пространства в которых работаете вы и ваши коллеги. Например, вы ведете проект заказчика, по продвижению в соцсетях, контекстной рекламе и SEO. Для выполнения такой работы потребуется команда, как минимум из четырех человек включая вас. Для заказчика важен быстрый результат и как правило у вас не так много времени его показать.

Очень важно выстроить коммуникацию и распределить нагрузку команды. У каждого специалиста свои привычные инструменты для взаимодействия – чаты в Telegram, Discord, What’s Up, таблицы Excel и т.д. Ваша задача – собрать всех воедино и запустить проект.

Канбан-доска это решение для вашей команды. Создайте доску под каждое направление – SEO, Perfomance и SMM.

Самый стандартный подход это разделить процессы на 3 колонки:

• Нужно сделать
• В процессе работы
• Сделано

Но иногда бывает и так, что процессов намного больше, чем в нашем шаблоне. В Mogu вы можете настроить столбцы согласно своим этапам работ по проекту.

Такое решение позволит вам визуализировать весь рабочий процесс, а именно равномерно распределить нагрузку на своих коллег, видеть горящие сроки по задачам, хранить файлы в одном рабочем месте и приглашать заказчиков для достижения общей цели.

Приоритизация задач

Разумеется в проектной работе заложена работа в режиме многозадачности. Помимо постоянных процессов добавляются срочные задачи от руководства, правки от заказчиков и т.д. Каждый день приходится приоритизировать задачи. Вопрос – как это правильно сделать?

Мы бы рекомендовали использовать метод ICE. Этот метод более популярен в продакт-менеджменте, но его также используют в маркетинге.

ICE включает в себя три параметра оценки задачи:

• Impact – какое влияние окажет выполнение этой задачи на результат?
• Confidence – насколько мы уверены, что именно эта задача поможет достигнуть результата?
• Ease – оценка простоты. Насколько легко выполнить эту задачу?

Каждый параметр оцените от 1 до 10, а с помощью вычисления среднего арифметического числа вы получите итоговую оценку ICE.

Теперь когда мы знаем приоритет задач, важно это отобразить на доске. Если у вас всего две задачи, в этом нет необходимости, но если задач больше 10, то обязательно используйте метки. С помощью кастомных меток можно задать несколько типов приоритета, например высокий, средний и низкий. После добавления меток ваша команда будет понимать над какой задачей работать в первую очередь.

Отслеживание прогресса выполнения задач

В маркетинге существуют долгосрочные задачи в которых иногда прогресс на дистанции становится незаметным. В таком случае мы рекомендуем делить основную задачу на несколько подзадач. Для этого лучше использовать чек-листы. Таким образом вы сможете наблюдать общий прогресс задачи на индикаторе чек-листа.

Заключение

В бизнес процессах рекламных агенств существует множество рутинных задач, которые требуют структурирования. Начните пользоваться таск-трекером Mogu, чтобы распределить нагрузку на коллег, избавиться от просроченных дедлайнов и увеличить эффективность работы всей команды.