De planejador do dia a rastreador de tarefas

No mundo de hoje, em que é preciso realizar muitas tarefas diferentes todos os dias, um diário se tornou uma ferramenta indispensável para planejar e organizar seu tempo. Ela o ajuda a não se esquecer de eventos e atividades importantes, a anotar planos e pensamentos e a parecer um pouco mais inteligente quando você se senta em um café e escreve, risca e sublinha alguma coisa. Entretanto, com o advento da tecnologia digital, o clássico diário de papel está dando lugar à versão eletrônica.

Em vez dos métodos antigos de manter agendas e diários de papel, existem soluções flexíveis, como rastreadores de tarefas, blocos de notas on-line e diários eletrônicos que podem melhorar a eficiência e a produtividade do fluxo de trabalho. Uma dessas soluções é o MOGU.

O uso de rastreadores de tarefas permite que você acesse suas anotações de qualquer dispositivo que tenha Internet. Esses diários têm um recurso embutido de sincronização automática de dados para os participantes, de modo que você não perderá informações importantes. Assim que algo muda no quadro, toda a equipe vê.

Kanban é o método por trás dos rastreadores de tarefas, uma abordagem de gerenciamento que ajuda a simplificar o fluxo de trabalho, melhorar a comunicação e aumentar a eficiência da equipe. Ele funciona com base no princípio de visualizar as tarefas e seu movimento através dos estágios de conclusão. Você pode ler mais sobre isso em nosso outro artigo.

Por que ir para o gerenciador de tarefas

Na atual sociedade da informação, em que os negócios e o trabalho estão cada vez mais baseados no digital, o uso de ferramentas que funcionam para o planejamento está se tornando mais importante.

Como usar o Mogu e fazer anotações on-line? Primeiro, você precisa criar uma conta, fazer login em sua conta pessoal e criar seu primeiro quadro. Em seguida, você pode começar a adicionar colunas e cartões.

Pode parecer que você poderia usar com a mesma facilidade um bloco de notas on-line, mas ele não tem um grande número de recursos que o planejador oferece.

A primeira vantagem de um rastreador de tarefas é a centralização das informações. Ao contrário de uma agenda tradicional, em que cada tarefa é anotada separadamente e pode ser perdida ou esquecida, aqui elas são consolidadas em um único local e ficam disponíveis para visualização e edição a qualquer momento. Isso permite que os membros da equipe tenham uma visão clara dos projetos atuais e de seu status, o que facilita uma melhor coordenação e alocação de recursos.

A segunda vantagem está relacionada à capacidade de definir prazos para as tarefas e controlar sua conclusão. No rastreador de tarefas, cada tarefa pode ser complementada com uma data de vencimento e uma prioridade. Isso não só ajuda a otimizar seu fluxo de trabalho, mas também a manter o controle dos prazos. No Mogu, você pode acompanhar o progresso de cada tarefa, marcar seu status e fazer anotações ou comentários. Isso facilita a colaboração e a comunicação com os colegas.

O terceiro benefício da mudança para um rastreador está relacionado às ferramentas de organização. Você pode criar diferentes categorias, subcategorias e tags no rastreador de tarefas. O serviço permite adicionar anexos aos cartões – documentos, imagens ou links – o que facilita o compartilhamento de informações e o acesso aos arquivos necessários. Isso ajuda a otimizar o desempenho da equipe e o armazenamento de arquivos.

A quarta vantagem é que ele ajuda na análise e na geração de relatórios. Ao salvar as tarefas concluídas em uma coluna separada, você pode acompanhar não apenas o número de tarefas concluídas, mas também encontrar rapidamente os dados sobre elas, o que facilita a análise. Com esses dados, você pode fazer ajustes no seu fluxo de trabalho e melhorar sua eficiência.

A quinta vantagem de usar um rastreador é a capacidade de trabalhar em um modo compartilhado. Em um rastreador de tarefas, você pode convidar outros membros da equipe e dar a eles acesso ao seu quadro, compartilhar facilmente informações, compartilhar anotações on-line, atribuir tarefas e monitorar o progresso delas.

A sexta vantagem é a intuitividade. Se os colegas já usaram serviços semelhantes, não será difícil navegar por ele. Colunas, cartões, prazos e rótulos – nada supérfluo, exatamente o que você precisa em um bom diário on-line.

Sétimo, anotações on-line. Você pode deixar sua agenda em casa, esquecê-la em sua mesa ou simplesmente perdê-la, mas seu telefone está sempre com você. O Mogu é conveniente para ser usado tanto no computador quanto no telefone, portanto, uma boa ideia, um esclarecimento importante ou uma captura de tela útil não serão perdidos – você pode adicioná-los imediatamente à coluna da direita.

E a oitava vantagem do Mogu é o chatbot. Ele escreverá para o seu Telegram sobre prazos importantes e o lembrará de tarefas, algo que um planejador semanal comum não pode fazer.

Como ensinar uma equipe a trabalhar em um rastreador de tarefas

O MOGU foi originalmente projetado para coordenar o trabalho de equipes, mas isso não me impede de usar o gerenciador de tarefas como um diário eletrônico pessoal.

Consultas médicas, listas de compras, shows e a lista de filmes que você planeja assistir são mais convenientes para serem preenchidos no computador, mas acho mais fácil usá-los no meu telefone.

Gosto de manter minha agenda semanal criativa. A possibilidade de adicionar belas fotos ao plano de fundo, etiquetas de caracteres coloridos e títulos de colunas aparentemente engraçados tornam as anotações on-line mais divertidas do que um simples bloco de notas.

Digamos que você esteja pronto para substituir sua agenda diária por um rastreador, mas sua equipe nunca usou a ferramenta antes e não está pronta para testá-la. Aqui estão algumas diretrizes para implementar com sucesso um rastreador de tarefas e fazer com que sua equipe se acostume a usá-lo de forma consistente:

Compartilhe com sua equipe os benefícios de usar um rastreador de tarefas. Explique como ele os ajudará a organizar o trabalho, acompanhar o progresso, melhorar a comunicação e aumentar a produtividade. Destaque a facilidade de uso e a funcionalidade do rastreador.

Forneça treinamento. Mostre os recursos básicos, explique como criar tarefas, definir prazos, atribuir responsabilidades e monitorar o progresso. Organize sessões práticas para que a equipe possa aplicar ativamente o que aprendeu.

Defina metas e padrões para o uso do rastreador de tarefas na equipe. Defina regras e procedimentos claros para criar, atualizar e encerrar tarefas. Certifique-se de que todos na equipe estejam familiarizados com essas regras e dispostos a segui-las. Depois de uma semana, faça uma reunião de acompanhamento caso alguém tenha dúvidas sobre o processo ou sugestões para alterar os padrões.

O líder da equipe deve usar ativamente o rastreador de tarefas e apoiar seu uso dentro da equipe. Ele pode definir tarefas, monitorar a conclusão, comentar e acompanhar o progresso dos projetos. O envolvimento visível do supervisor ajudará a motivar a equipe e mostrará a importância do rastreador.

Recompensas e incentivos: Implemente um sistema de recompensas e incentivos para o uso ativo – a gamificação dos processos despertará o interesse inicial dos colegas pelo produto. Você pode dar um prêmio simbólico para o maior número de tarefas concluídas, cartões inseridos ou velocidade de resposta. O principal é mostrar que os rastreadores são uma ferramenta realmente útil.

Um rastreador de tarefas o ajudará a acompanhar facilmente os planos, coordenar o tempo livre e se comunicar com os participantes da reunião. Essa ferramenta permitirá que você organize tudo, desde uma equipe de colegas até uma ida ao cinema com os amigos na sexta-feira à noite, com o mínimo de esforço e o máximo de transparência.

Experimente transferir suas tarefas de trabalho para o MOGU Task Tracker e sinta a diferença na eficiência do seu trabalho.