Como manter um registro de erros no quadro Kanban

Meu nome é Lena, sou designer de UX/UI do rastreador de tarefas Mogu. Gostaria de compartilhar minha experiência sobre como você pode melhorar a qualidade do seu fluxo de trabalho com a ajuda do registro de erros.

Depois de ler o livro “Principles” de Ray Dalio, comecei a manter um registro de erros com a ajuda de um quadro no rastreador de tarefas, onde anotei todos os erros e dificuldades que encontrei no meu trabalho.

Você aprende com os erros

Ray Dalio, em seu livro Principles, fala sobre erros e compartilha uma solução. Quando um funcionário cometeu um erro. Quando o erro era descoberto, as perdas da empresa eram maiores, devido à passagem do tempo. A solução então era: registrar os erros e as falhas descobertas em um livro de registro. Se o erro fosse registrado, não haveria punição.

Cito a fonte para que você entenda melhor a ferramenta:

É claro que não estávamos isentos de erros, mas todos eles estavam dentro do esperado. O mais notável é que cometemos a maioria dos nossos erros porque estávamos acostumados a tratá-los como oportunidades de aprendizado e aprimoramento. Um de nossos erros mais memoráveis ocorreu no início da década de 1990, quando Ross, que estava encarregado das operações de negociação na época, esqueceu-se de investir o dinheiro de um cliente e ele foi deixado em caixa. Quando o fato foi descoberto, o prejuízo já era de várias centenas de milhares de dólares.

Foi um erro terrível e caro, e minha reação poderia ter sido igualá-la, como demitir Ross para mostrar aos outros que eu não toleraria desleixo. Mas não existem pessoas perfeitas, e tal ação teria apenas provocado os outros a esconder melhor os problemas, o que inevitavelmente teria levado a erros ainda mais graves e caros. Acredito firmemente que os problemas e as divergências devem ser discutidos abertamente e que devemos trabalhar juntos para encontrar maneiras de corrigir as coisas. Assim, Ross e eu trabalhamos na criação de um “registro de erros” em nossa divisão de traders. A partir de então, sempre que algo acontecia (uma negociação não era concretizada, pagávamos custos de transação mais altos do que esperávamos, esse tipo de coisa), os operadores registravam o fato e nós fazíamos o acompanhamento. Como monitorávamos e resolvíamos os problemas continuamente, nossas operações se tornaram mais eficientes.

Com um processo em vigor para identificar todos os problemas e esclarecer suas causas, há um aprimoramento contínuo das operações.

Por esse motivo, insisti para que mantivéssemos um “registro de problemas emergentes” em toda a empresa. A regra é simples: quando surge um problema, ele deve ser registrado, a gravidade do problema e a pessoa responsável.

Se ocorrer um erro e o funcionário o tiver registrado, ele estará seguro. Se ele não tiver registrado o erro, estará em sérios apuros. Dessa forma, os gerentes saberão dos problemas imediatamente, o que é muitas vezes melhor do que se tivessem que procurá-los.

“O Registro de Erros (que rebatizamos de Registro de Problemas Emergentes) foi nossa primeira ferramenta de gerenciamento. Posteriormente, percebi como essas ferramentas importantes ajudam a impulsionar o comportamento desejado.

O principal objetivo do registro é identificar as dificuldades no processo a fim de trabalhar com elas e melhorar o desempenho futuro. Punir ou criticar negativamente os erros só leva a esconder os problemas e a transferir a responsabilidade. Crie um ambiente emocional seguro para a equipe, pois assim as pessoas vão querer compartilhar os problemas. Reúna informações para estar ciente da situação real, não para cumprir um plano de penalidades e punições.

Por que é importante registrar os erros

Se você descrever o erro e se concentrar na situação, o cérebro entenderá melhor as informações e se lembrará do contexto. Quando os erros não estão em nossa memória, mas os carregamos no quadro na forma de cartões e trabalhamos com o contexto, é mais fácil fazer uma retrospectiva e melhorar os processos de trabalho.

Como manter um registro no quadro

Para fazer o registro, inicie um quadro no rastreador de tarefas, convide uma equipe, crie listas, por exemplo:

• Descobertas
• Análise/Discussão
• Planejado
• Em andamento
• Trabalhado
• Sistema
• Categorias de erros
• Causas de erro

Um erro é um cartão de tarefa no qual respondemos brevemente às perguntas:

• O que aconteceu?
• Como deveria ter sido?
• Quais podem ter sido as causas?
• O que deve ser feito para corrigir as consequências negativas?
• Como devemos agir no futuro para evitar que a situação se repita?

Adicione links para o projeto/tarefa/telas e outros materiais. Convide a pessoa responsável pelo bug para o cartão, mencione os participantes da situação na descrição ou nos comentários. Você pode se inscrever no cartão para manter-se atualizado sobre o desenvolvimento da situação. Não se esqueça de atribuir uma categoria ao cartão. As categorias são rótulos, por exemplo, em design:

• Reutilização
• Não corresponde ao conteúdo
• Erro de lógica comercial
• Violação de regulamentos
• Erro de uso (UX)
• Erro de estilo (UI)
• Erro de comunicação
• Erro técnico

Para economizar tempo ao registrar, criamos modelos de cartão no Mogu com conteúdo pronto e rótulos de categoria de erro. Por conveniência, colocamos os modelos na lista de Categorias de erro para entender qual erro foi detectado. Ao criar um cartão usando um modelo, selecionamos a lista necessária no quadro.

Resultados do registro de erros

• Identificou com a equipe as principais categorias de erros, suas causas e soluções;
• Redução do perfeccionismo no trabalho da equipe no projeto: aceitação de que todos cometem erros;
• Melhoria do fluxo de trabalho;
• Entendeu quais eram os pontos fracos de cada um, que precisavam ser superados;
• O gerente foi prontamente informado sobre o projeto, inclusive por meio de notificações do rastreador de tarefas.

Registre-se no MOGU para minimizar os erros e ficar um passo mais perto de um desempenho impecável!