Как выстроить эффективную коммуникацию с агентством при закупке наружной рекламы

Не получается найти людей, которые могли бы закупить наружную рекламу нормально? Срывы сроков, ошибки, стоящие половину бюджета, в печать пошел не тот макет — вот реальность, в которой мы живём. Но может, дело не в агентствах, а во взаимодействии с ними? Рассказываем, как избежать факапов.

Упорядочить задачи

Почта это привычно и официозно, только вот задачи в ней теряются, а искать файлы в ветке письма — настоящая боль. В письме сложно прописать, кто за что отвечает и когда у задачи наступает дедлайн, плюс изменения там не отображаются. В этом хаосе поможет разобраться вовремя введенный таск-трекер — как следует из его названия, это — отслеживатель задач. 

[Совет:] Попробуйте MOGU: этот трекер работает по принципу канбана — доски с карточками задач.

Карточки рассортированы по колонкам (обычно они называются “план”, “в процессе” и “готово”, но можно создать сколько угодно колонок под свои цели). К каждой можно прикрепить чек-лист, оставить уточняющие комментарии и загрузить файлы — фото, видео, текст, договор — что угодно в рамках 30 Гб. Типы задач отмечаются цветными метками — например, документы зеленым, а изображения — желтым. Это помогает легче находить их на доске, особенно если на ней много задач. Также цветные метки можно использовать для обозначения важности задач. 

Допустим, вы продаёте мебель и договариваетесь с агентством на размещение рекламы в трёх городах. Вот какие задачи могут быть на доске:

• Закупка и выбор мест размещения: согласовать с агентством список мест для размещения в каждом городе. Вы можете быть заинтересованы в автобусных остановках, столбах на улице и рекламных щитах. Задача выглядит так: «Выбрать и согласовать 10 мест размещения наружной рекламы в городе А, городе Б и городе В». После того, как описание задачи прописано, к ней добавляются исполнитель, дедлайн и бюджет: так ответственный сотрудник сможет держать перед глазами главные критерии выбора — срок и максимальную стоимость. 

• Дизайн и создание рекламных материалов: нужно предоставить агентству дизайн и информацию о продукте, которую хотите разместить: «Создать дизайн и предоставить агентству рекламные материалы для размещения наружной рекламы в городе А, Б и В». Тут отвечает уже кто-то из вашей команды, а представители агентства могут задать вопросы в комментариях к задаче. Если к задаче привлечены дизайнеры со стороны, им будет проще понять посыл кампании, просмотрев карточки — не только свои, но и поставленные копирайтерам, маркетологам и юристам, чтобы составить подходящие к кампании макеты. 

• Согласование с муниципальными органами: размещение рекламы нужно согласовывать с муниципальными органами города. Задача может выглядеть так: «Предоставить агентству необходимые документы и информацию для согласования размещения наружной рекламы с муниципальными органами в городе А, городе Б и городе В». 

• Мониторинг и отчетность: помимо запуска рекламы, нужна её аналитика — стоит ли продолжать двигаться в этом направлении, работает ли стратегия, нужно ли её менять. Задача может выглядеть так: «Отслеживать и собрать данные о количестве просмотров, отзывах и конверсии в звонки от наружной рекламы”.  Мы уже писали о том, как поставить задачу аналитику данных. Важно помнить, что наружная реклама работает в долгосрочной перспективе и не рассчитана на мгновенную лидогенерацию. 

Вот как может выглядеть одна из первых задач для запуска кампании — она поставлена нашим маркетологом, но на неё могут подписаться представители агентства —как только документы будут готовы, им придёт уведомление.

Задача должна быть четко сформулирована, указывать на конкретные действия, сроки выполнения и исполнителей. Использование MOGU обеспечит прозрачность и легкость взаимодействия с агентством по наружной рекламе — а возможность подписаться на задачу позволит быть в курсе всех изменений.

Разберитесь, кто за что отвечает

Если ответственный не назначен — ответственного нет, то же касается и дедлайнов. Если нет четко прописанной и согласованной даты, ждать результата вы будете неделями — не забудьте сразу назначить дедлайн и исполнителя.

Запросите органиграмму с обязанностями сотрудников или просто список — это облегчит не только постановку задач, но и понимание того, кто именно с вами работает — есть ли в компании свои дизайнер, копирайтер и маркетолог, с кем предстоит работать вместе, кто занимается юридическими тонкостями размещения, а кто — технической стороной. 

Изображения, текст, бюджеты, размещение — за них отвечают разные люди. Подключите не только представителей агентства, но и своих коллег к доске, чтобы согласовывать все моменты напрямую, не играя в сломанный телефон.

Оптимизируйте постановку задач

Если вы одновременно запускаете несколько проектов, ничего не забыть и не потерять помогут шаблоны задач. В них можно сразу прописать нужные поля — город, район, тип размещения, сроки, нужен ли макет.

Обратите внимание — тип поля настраивается. Например, нужен ли макет — чекбокс, статус отмечается галочкой, а в сроках можно прописать только дату. 

Потом можно просто нажать кнопку в углу задачи — и создать точно такую же, а затем поменять название и описание на подходящие.

Сделайте сами

Если не вышло подобрать подходящее агентство, можете попробовать сделать всё самостоятельно — от креатива до размещения.

Макет и рекламные тексты можно подготовить своими силами или с помощью фрилансеров, но согласовать рекламу самостоятельно — большая и сложная задача. Вот список, который поможет ничего не забыть, если вы решили сами заняться согласованием наружной рекламы, минуя посредников: 

• Составьте и подпишите договор о размещении (учтите — в зависимости от типа здания могут требоваться различные документы,а на некоторых домах рекламу размещать вообще нельзя — например, на объектах культурного наследия);
• Изучите требования к рекламным конструкциям (они могут меняться от города к городу, ищите на сайте местной администрации или госуслугах);
• Подготовьте проектную документацию рекламной конструкции;
• Подготовьте эскиз и чертёж конструкции;
• Уплатите пошлину и подайте заявление(документы для заявления меняются от города к городу, искать лучше на госуслугах);
• Получите разрешение или отказ;
• Изготовьте и установите конструкцию (или вернитесь на несколько пунктов назад и повторите работу с документами, если разрешение не было получено). 

MOGU поможет сориентироваться в задачах и ничего не упустить, вне зависимости от того, решили вы работать через агентство, оператора или делать всё сами. 

Гладкое и прозрачное взаимодействие поможет организовать закупку наружной рекламы без срыва сроков и потери задач.