Livrar-se da rotina e dos erros: como o rastreador de tarefas ajuda no trabalho das agências de publicidade

Você conhece a situação, está trabalhando o tempo todo, gastando sua energia, mas ainda assim os prazos estão atrasados? Você precisa enviar uma proposta comercial para um cliente, coordenar o plano de conteúdo com o designer, preparar um relatório para a gerência e 1001 outras tarefas rotineiras estão aguardando a vez delas. Seus problemas de eficiência provavelmente se devem a fluxos de trabalho projetados de forma inadequada.

Neste artigo, falaremos sobre como desenvolver o trabalho em equipe em uma agência de publicidade com a ajuda do rastreador de tarefas Mogu. Com esse material, você poderá economizar tempo em tarefas rotineiras, cometer menos erros e deixar tempo para tarefas criativas e estratégicas.

Falta de espaço de trabalho compartilhado

O principal problema são os diferentes espaços de trabalho em que você e seus colegas trabalham. Por exemplo, você está trabalhando em um projeto de um cliente que inclui promoção de mídia social, CPA e SEO. Para realizar esse trabalho, você precisará de uma equipe de pelo menos quatro pessoas, incluindo você. Para o cliente, é importante obter resultados rápidos e, em geral, você não tem muito tempo para mostrar isso.

É muito importante estabelecer a comunicação e distribuir a carga da equipe. Cada especialista tem suas ferramentas habituais de interação: bate-papos no Telegram, Discord, What’s Up, planilhas do Excel etc. Sua tarefa é reunir todos e lançar o projeto.

Um quadro kanban é a solução para a sua equipe. Crie um quadro para cada área – SEO, Perfomance e SMM.

A abordagem mais padrão é dividir os processos em três colunas:

• A ser feito
• Em andamento
• Concluído

Mas às vezes acontece de haver muito mais processos do que em nosso modelo. No Mogu, você pode personalizar as colunas de acordo com os estágios de trabalho do seu projeto.

Essa solução permitirá que você visualize todo o fluxo de trabalho, ou seja, distribua uniformemente a carga de trabalho entre seus colegas, veja os prazos de queima por tarefas, armazene arquivos em um espaço de trabalho e convide clientes para atingir um objetivo comum.

Priorização de tarefas

É claro que o trabalho com projetos envolve multitarefas. Além dos processos constantes, há tarefas urgentes da gerência, revisões de clientes, etc. Todos os dias temos que priorizar as tarefas. A questão é como fazer isso corretamente?

Recomendamos o uso do método ICE. Esse método é mais popular no gerenciamento de produtos, mas também é usado no marketing.

O ICE inclui três parâmetros de avaliação de tarefas:

• Impacto – que impacto essa tarefa terá sobre o resultado?
• Confiança – até que ponto estamos confiantes de que essa tarefa ajudará a alcançar o resultado?
• Facilidade – uma avaliação da facilidade. Quão fácil é realizar essa tarefa?

Pontue cada parâmetro de 1 a 10 e, calculando a média aritmética, você obterá a pontuação final do ICE.

Agora que sabemos a prioridade das tarefas, é importante mostrar isso no quadro. Se você tiver apenas duas tarefas, isso não será necessário, mas se tiver mais de 10 tarefas, certifique-se de usar rótulos. Com etiquetas personalizadas, você pode definir vários tipos de prioridade, como alta, média e baixa. Depois de adicionar etiquetas, sua equipe saberá em qual tarefa deve trabalhar primeiro.

Acompanhamento do progresso das tarefas

No marketing, há tarefas de longo prazo em que, às vezes, o progresso à distância se torna imperceptível. Nesse caso, recomendamos dividir a tarefa principal em várias subtarefas. É melhor usar listas de verificação para esse fim. Dessa forma, você pode ver o progresso geral da tarefa no indicador da lista de verificação.

Conclusão

Nos processos de negócios das agências de publicidade, há muitas tarefas rotineiras que precisam ser estruturadas. Comece a usar o rastreador de tarefas Mogu para distribuir a carga de trabalho entre seus colegas, livrar-se de prazos atrasados e aumentar a eficiência de toda a equipe.