Vá além do Excel para um gerenciamento de projetos eficaz

Você conhece alguma situação em que sua equipe mantém um espaço de trabalho no Excel ou no Google Doc por um longo período de tempo e, em determinado momento, percebe que os fluxos de trabalho da equipe se tornaram caóticos. Os planos de marketing, as listas de clientes e as campanhas publicitárias se tornaram uma bagunça. Isso geralmente acontece depois de uma semana de trabalho em equipe, mas a percepção do problema geralmente vem mais tarde.

A primeira coisa que vem à mente são as soluções de apoio. Espalhar os dados em diferentes planilhas e documentos, criar um único documento que funcionará como um mapa. E tudo ficaria bem, mas os problemas começam novamente, o relatório necessário é apagado, as planilhas não são suficientes para as tabelas de resumo, não está claro quem é o responsável pela tarefa e a busca pelo KP em um projeto antigo leva uma eternidade. E, finalmente, surge a ideia de encontrar um serviço que ajude a organizar os processos de trabalho.

Em grandes empresas que trabalham continuamente com uma grande quantidade de informações e coordenam o trabalho de vários departamentos, a opção mais adequada é o sistema de CRM. Mas para equipes de marketing pequenas, uma ótima solução será um rastreador de tarefas.

O rastreador de tarefas permite que você armazene todas as tarefas do projeto em um local acessível ao público. Os fluxos de trabalho são visualizados por toda a equipe. O MOGU Task Tracker permite que você tenha conversas em um cartão de tarefa, adicione comentários, executores, anexe arquivos e listas de verificação. O gerenciamento de projetos é levado para o próximo nível.

Vejamos um estudo de caso: você é gerente de marca de uma grande empresa e tem um gerente de conteúdo em sua equipe que realiza suas atividades no Excel on-line. Ele lhe envia regularmente um plano de conteúdo e postagens para aprovação. Geralmente, você faz comentários nos comentários da tabela, e a discussão em si ocorre por e-mail corporativo ou chat. O rastreador de tarefas ajuda a melhorar a comunicação, por exemplo, um gerente de conteúdo adiciona uma publicação pronta na forma de uma tarefa ao quadro, você a examina e deixa observações nos comentários, se necessário, complementando-a com um arquivo ou imagem. Todo o diálogo é armazenado na tarefa, agora ninguém precisa procurar nada.

Segundo exemplo, muitas vezes as pequenas agências de marketing fazem seu trabalho no Excel. Há um arquivo comum em que são armazenadas as referências ao plano de mídia, à estratégia, ao plano de conteúdo do cliente etc. Tudo isso se assemelha, como se costuma dizer, a anotações de um louco. O rastreador de tarefas foi projetado para estruturar informações, organizar tarefas e priorizar. Não é preciso ser perfeccionista para usar um rastreador de tarefas, pois você simplesmente economizará tempo em tarefas rotineiras, liberando-o para coisas mais importantes.

Esses são apenas alguns exemplos, mas você pode descobrir como um rastreador de tarefas pode ser útil para suas tarefas solicitando uma demonstração.

Normalmente, a mudança para uma nova ferramenta é sempre um estresse que consome muito tempo da equipe. Felizmente, temos uma solução! Com o Assistente de Importação, você pode transferir instantaneamente seu projeto por meio de um arquivo CSV.

Não procure análogos do Excel, experimente o gerenciamento de projetos empresariais com o MOGU!