Como uma agência de publicidade pode organizar o trabalho efetivo de uma equipe distribuída

De acordo com a Global Workplace Analytics, o número de funcionários remotos aumentou 159% desde 2005. Agora, alguns empregadores estão tentando devolver os funcionários aos seus escritórios, enquanto outros usam a possibilidade de trabalho remoto como uma vantagem adicional e uma oportunidade de economizar no aluguel. Se você é um dos últimos, este artigo é para você.

Uma agência de publicidade é um caos eterno. As edições estão chegando constantemente: a cor verde no vídeo não é suficiente para o ano novo, a música alegre é muito alegre, é urgentemente necessário fazer alterações no texto e direcionar a publicidade para outro público-alvo. Tudo isso era necessário ontem. As tarefas caem em centenas de mensagens separadas, o profissional de marketing não consegue encontrar um analista e o redator não consegue encontrar um designer.

Como lidar com o caos

Digamos que você tenha correio. Mas o correio é complicado e inconveniente, então a maior parte do trabalho ocorre em salas de bate-papo. Os bate-papos se multiplicam e se dividem — um para cada projeto, mais alguns para colegas que interagem ativamente, um bate-papo obrigatório com memes e algo sobre 8 de Março, 23 de fevereiro e outros eventos corporativos. Com o tempo, torna-se impossível navegar por isso. Projetos se confundem, prazos são interrompidos, clientes e funcionários ficam insatisfeitos.

Lembro-me de como foram formados cinco chats para um projeto, além da correspondência pessoal. Como resultado, metade das edições foram perdidas, nunca alcançando o intérprete, e adicionamos três textos ausentes com nossas próprias mãos durante a noite. Depois disso, chegamos a uma série de soluções que ajudaram na organização da equipe.

• Atribua funções aos funcionários. Pode parecer que o próprio designer e profissional de marketing sabem o que é publicidade e quem é responsável por quê, mas algumas tarefas podem não ser realizadas simplesmente porque as pessoas não entendem sua área de responsabilidade. Monte alguns slides do organograma e descreva os papéis. Em detalhes, com nomes e contatos. Disponibilize-o online e edite-o quando alguém tiver novas responsabilidades.
• Descreva os papéis exatamente. A frase ” John-publicidade direcionada “dirá pouco,” John — configurar e lançar publicidade direcionada, coletar dados, Escrever textos para campanhas ” é mais adequada. Isso facilitará a navegação de Oleg e seus colegas.
• Organize um armazenamento em nuvem. Vale guardar não só o resultado do trabalho, mas também o código fonte — o cliente pode retornar e pedir que algo seja refeito ou complementado. Mantenha logotipos, brandbooks e listas de contatos lá também — a organização levará tempo, mas você economizará muito mais se não precisar procurar o que precisa no correio e na correspondência.
• Comunique-se regularmente. Os membros da equipe distribuída devem se comunicar regularmente, compartilhar ideias e intermediar resultados. É importante criar uma atmosfera de confiança, onde todos possam expressar sua opinião e sugerir melhorias. A opção de reuniões semanais com definição e distribuição de tarefas nos convinha.
• Organize a transparência dos processos. Certifique-se de que os funcionários possam ver o quadro geral e o andamento do projeto, a fim de entender em que estágios ele se encontra.
• O rastreador de Tarefas MOGU ajudará com os três últimos pontos.
• O MOGU é um quadro de tarefas e gerenciamento de projetos online. Pode ajudar uma agência de publicidade a organizar o trabalho de uma equipe distribuída e estabelecer transparência e sincronização de processos.

O MOGU tem um bot do telegram que vai te lembrar de prazos e novos comentários nas tarefas.

O armazenamento de dados também não é um problema, no momento em que 30 GB de armazenamento em nuvem estão disponíveis para os usuários — documentos, arquivos, fontes de fotos ou vídeos podem ser carregados diretamente no tasks.

A principal característica é uma interface simples e intuitiva, que será fácil de entender. Existem colunas, elas podem ser chamadas de diferentes estágios do projeto —”em andamento”, “concluído”, “conjunto de Tarefas”. Existem cartões nos quais você pode anotar a essência da tarefa, adicionar imagens, checklists e atribuir os responsáveis pela implementação.

As tarefas devem atender a três critérios-ser claras, específicas e ter prazos claramente definidos, caso contrário os processos serão demorados. A tarefa de “aumentar a conversão para compra” parece ótima no papel, mas não leva a resultados. A tarefa “fogões elétricos” com um checklist de Tarefas definido pelo responsável e um prazo é o primeiro passo para uma gestão transparente do projeto.

Para garantir que as tarefas sejam concluídas no prazo e sua formulação seja conveniente e transparente, Experimente o MOGU — ele é adequado para criar muitas tarefas semelhantes e projetos individuais com muitas edições e adições. Se a equipe precisar de Ajuda sobre como usá — lo, avise-nos-nós ajudaremos, contaremos e ensinaremos.