Как рекламному агентству организовать эффективную работу распределенной команды

По данным Global Workplace Analytics количество удаленных сотрудников выросло на 159% с 2005 года.  Сейчас одни работодатели пытаются вернуть сотрудников в офисы, а другие используют возможность удаленной работы как дополнительное преимущество и возможность сэкономить на аренде. Если вы из вторых, эта статья — для вас. 

Рекламное агентство это вечный хаос. Правки прилетают постоянно: зеленый цвет на видео недостаточно новогодний, радостная музыка слишком радостная, срочно нужно внести изменения в текст и таргетировать рекламу на другую целевую аудиторию. Все это нужно ещё вчера. Задачи падают сотней отдельных сообщений, маркетолог не может найти аналитика, а копирайтер — дизайнера. 

Как справиться с хаосом

Допустим, у вас есть почта. Но почта — это громоздко и неудобно, так что большая часть работы происходит в чатах. Чаты множатся и дробятся — по одному на каждый проект, ещё по парочке на активно взаимодействующих коллег, обязательный чат с мемами и что-то про 8 марта, 23 февраля и прочие корпоративы. Со временем ориентироваться в этом становится невозможно. Проекты путаются, сроки срываются, клиенты и сотрудники недовольны. 

Я помню, как по одному проекту образовалось пять чатов, если не считать личных переписок. В итоге половина правок потерялась, так и не дойдя до исполнителя, и мы своими руками дописывали в ночи три недостающих текста. После этого мы пришли к ряду решений, которые помогли с организацией команды.

• Закрепите роли за сотрудниками. Может казаться, что дизайнер и маркетолог сами знают, что такое реклама и кто за что отвечает, но часть задач может не выполняться просто потому, что люди не понимают свою зону ответственности. Соберите пару слайдов органиграммы и распишите роли. Подробно, с именами и контактами. Сделайте её доступной онлайн и редактируйте, когда у кого-то появляются новые обязанности. 

• Пропишите роли точно. Фраза “Олег — Таргетированная реклама” мало что скажет, лучше подойдёт “Олег — Настройка и запуск таргетированной рекламы, сбор данных, написание текстов для кампаний”. Так будет проще ориентироваться и Олегу, и его коллегам.

• Организуйте облачное хранилище. В нём стоит хранить не только результаты работы, но и исходники — клиент может вернуться и попросить что-то переделать или дополнить. Там же храните логотипы, брендбуки и списки контактов — организация потребует времени, но гораздо больше его вы сэкономите, если не придётся искать нужное в почте и переписках. 

• Регулярно общайтесь. Члены распределенной команды должны регулярно общаться, делиться идеями и промежуточными результатами. Важно создать доверительную атмосферу, где каждый может высказать свое мнение и предложить улучшения. Нам подошел вариант еженедельных встреч с постановкой и распределением задач.

• Организуйте прозрачность процессов. Сделайте так, чтобы сотрудники могли видеть общую картину и прогресс проекта, чтобы понимать, на каких он стадиях. 

С последними тремя пунктами поможет таск-трекер MOGU. 

MOGU – это онлайн-доска для управления задачами и проектами. Она может помочь рекламному агентству организовать работу распределенной команды и наладить прозрачность и синхронизацию процессов. У MOGU есть бот в телеграмме, который напомнит о дедлайнах и новых комментариях к задачам. 

Хранение данных тоже не проблема, на данный момент пользователям доступно 30 гб облачного хранилища — документы, файлы, исходники фото или видео можно загрузить напрямую в задачи.

Главная особенность — простой и понятный интерфейс, в котором будет легко разобраться. Есть колонки, их можно назвать разными стадиями проекта — “В процессе”, “Готово”, “Задача поставлена”. Есть карточки, в них можно прописать суть задачи, добавить изображения, чек-листы и назначить ответственных за выполнение. 

Каждый участник команды может видеть свои задачи и контролировать их выполнение, а также задачи коллег, чтобы понимать степень их загруженности. 

К карточкам можно добавлять комментарии, так что задачи и правки перестанут теряться. Нам помогают ориентироваться метки и цветные обложки — тексты помечаются обложками цвета морской волны, аналитика — красным, а дизайнеры забрали себе оранжевый. 

Попробуйте MOGU, чтобы упорядочить работу своей команды.