Listas de verificação para o gerente de eventos

O que é um evento – em um sentido restrito, essa palavra significa um evento ou atividade, mas seu principal objetivo é o marketing. Os eventos podem ser conferências, exposições, seminários, palestras, festas corporativas e promoções.

O objetivo pode ser promover produtos ou serviços, atrair novos clientes, conectar-se com parceiros em potencial, criar consciência de marca e aumentar a fidelidade do cliente. Uma parte importante do marketing de eventos é criar uma experiência única para os participantes que será vinculada à marca ou ao produto para evocar emoções e impressões positivas. Em termos simples, é importante que o evento seja memorável.

Uma agência de eventos é responsável pelo planejamento, organização e conclusão bem-sucedida de vários eventos. Ela é encarregada de desenvolver o conceito do evento, coordenar as ações de todos os participantes e controlar o cumprimento das tarefas.

Como muitas profissões aparentemente simples, essa tem muitas armadilhas. A seguir, compilamos uma lista das principais tarefas executadas pela equipe de uma agência de eventos para garantir que o evento planejado seja um sucesso.

Definição de objetivos e público-alvo

• Determine o objetivo que você deseja alcançar com o evento. Pode ser aumentar as vendas, aumentar o conhecimento de sua marca ou atrair novos clientes.
• Identifique seu público-alvo. Quem estará mais interessado em seu evento e quem provavelmente participará? Considere a idade, o gênero, os interesses e o comportamento do seu público-alvo.

Desenvolver uma estratégia promocional

• Crie um plano de ação detalhado descrevendo como você promoverá seu evento. Faça uma lista das ferramentas de marketing que pretende usar (publicidade em mídias sociais, marketing por e-mail, marketing de conteúdo etc.).
• Defina um orçamento para o marketing do evento e distribua-o entre as ferramentas.

Conteúdo e criação de conteúdo

• Crie conteúdo de qualidade que seja memorável e atraente para seu público. Pode ser uma postagem informativa, uma análise de vídeo, fotos, códigos promocionais etc.
• Desenvolva uma página de destino em que os visitantes possam obter mais informações sobre o seu evento ou se inscrever nele.
• Prepare materiais informativos e banners publicitários para serem distribuídos nas mídias sociais e em outros canais de marketing.

Promoção de eventos

• Envie notícias sobre o seu evento por e-mail e mídia social. Criar e-mails e cartões de convite atraentes para aumentar o interesse em seu evento.
• Publicar anúncios nas mídias sociais usando palavras-chave e direcionamento de interesses para o seu público-alvo.
• Utilize ferramentas de marketing de conteúdo, como blogs, publicações on-line e postagens de convidados em sites para atrair públicos adicionais.

Análise e otimização

Avalie a eficácia de suas atividades de marketing e acompanhe seus resultados. Use ferramentas analíticas para ver quais canais e ferramentas atraem mais visitantes e registros.
Otimize sua estratégia promocional com base nas descobertas. Analise quais canais e ferramentas geram mais tráfego e realoque seu orçamento com base nesses dados.

Lista de verificação do gerente de eventos

Veja a seguir o que você precisa lembrar para garantir que seu evento seja um sucesso:

• Determinar o objetivo e o formato
• Determinar o orçamento e os recursos necessários para o evento
• Criar um cronograma de eventos, incluindo os horários de início e término de cada atividade
• Negociar contratos com prestadores de serviços (local, bufê, aluguel de equipamentos etc.)
• Criar uma lista de participantes e convidá-los
• Desenvolver uma estratégia de marketing e organizar uma campanha publicitária
• Preparar materiais informativos, logotipos, folhetos e outros materiais
• Organizar o registro dos participantes e o controle de acesso
• Analisar e selecionar o apresentador e/ou os palestrantes
• Preparar e conduzir um teste do evento para testar todos os sistemas e identificar possíveis problemas
• Organizar os serviços para os convidados e fornecer o serviço de bufê (alimentos e bebidas)
• Preparar o equipamento técnico necessário para apresentações, som e iluminação.
• Preparar brindes e prêmios para os participantes
• Providenciar transporte e acomodação para aqueles que vierem de outras cidades ou países
• Verifique se todas as autorizações e licenças necessárias estão em vigor
• Desenvolva um plano de segurança e tenha uma equipe médica no local
• Providenciar a gravação de áudio e vídeo
• Fornecer feedback aos participantes e organizar sua participação em pesquisas/avaliações do evento
• Analisar os resultados do evento para melhorá-lo no futuro.
• Finalizar todos os processos financeiros e administrativos

Se você achar que é fácil se afogar nessas tarefas em vez de se empolgar, tente usar o rastreador de tarefas da MOGU para não perder detalhes importantes.

Rastreador MOGU para promoção de eventos

O MOGU Task Tracker ajuda você a simplificar o processo de promoção de eventos.

Você pode criar tarefas para cada etapa, atribuir pessoas responsáveis a elas e acompanhar o seu cumprimento. Você pode dividir a lista de verificação em mais tarefas e adicionar uma pessoa responsável a cada uma delas, ou criar uma coluna separada para cada colega com suas tarefas e listas de verificação.

O MOGU permite criar vários projetos e tarefas, para que você possa organizar e acompanhar todas as atividades de promoção do seu evento, mesmo que tenha vários projetos em andamento ao mesmo tempo.

Você também pode usar as notificações incorporadas e os recursos de colaboração em equipe para coordenar e compartilhar tarefas de promoção.

Esperamos que essa lista de verificação o ajude a promover seu evento de marketing e que o MOGU Task Tracker seja um assistente confiável na organização e no acompanhamento de todo o processo.