Dicas de gerenciamento de tempo

O gerenciamento de tempo é um sistema de princípios, métodos e ferramentas que o ajudam a otimizar seu tempo para obter maior produtividade. Embora pareça complicado, neste artigo examinaremos os princípios e métodos básicos que ajudarão a transformar as 24 horas do dia em 48 e explicaremos o que é gerenciamento de tempo em palavras simples.

O gerenciamento do tempo nos ajuda a definir prioridades e a entender no que devemos nos concentrar primeiro, quanto tempo gastamos com as coisas e como podemos otimizá-lo.

O gerenciamento do tempo é necessário para evitar a preguiça e a procrastinação, para nos concentrarmos no que é importante. Você pode ler mais sobre procrastinação no artigo.

Princípios básicos

Os princípios da administração do tempo incluem planejamento, definição de metas, priorização, organização do tempo e controle de seu uso.

Em palavras simples, o gerenciamento do tempo não se trata de limitar e controlar o tempo, mas de saber como usá-lo.

O gerenciamento do tempo permite que você adote uma abordagem estruturada e organizada para a vida e o trabalho e obtenha ótimos resultados.

Gerenciamento do tempo. Como fazer tudo?

Não existe um método universal de gerenciamento de tempo que ajude a todos, mas aqui estão os princípios básicos:

• Planeje com antecedência: comece fazendo um plano de tarefas e priorize-as. Estabeleça metas e tenha uma ideia clara do que precisa ser concluído e quando. Faça uma lista geral de tarefas e escolha a partir dela. Comece com as dez primeiras que você conseguir lembrar. Verifique calendários e e-mails – algo pode ter sido deixado para trás.
• Estabeleça metas realistas, seja razoável e não se sobrecarregue. Não tente fechar um plano de cinco anos em três dias – concentre-se no essencial, deixe tempo planejado para descanso e intervalos. Marque-os em seu calendário se você o compartilhar com os colegas – haverá menos ligações durante o intervalo e ninguém tentará marcar uma reunião na hora do almoço.
• Planeje com antecedência: divida seu dia em blocos de tempo para diferentes atividades. Defina horários para trabalho, lazer e correspondência comercial, use seu tempo com mais eficiência e não se perca em seus planos.
• Aprenda a delegar para que você possa se concentrar no que realmente importa. Determine quem na equipe é responsável pelo quê e peça ajuda. Se houver um designer no departamento, não desenhe elementos do site – isso levará mais tempo e ficará pior do que com um profissional.
• Use rastreadores de tarefas: rastreadores de tarefas como o MOGU podem ajudá-lo a reunir tarefas em um só lugar e a navegar rapidamente por elas para estimar os prazos de entrega e priorizá-las.
• Priorizar: leve em conta a urgência das coisas e coloque-as em ordem de prioridade. Fazer a coisa principal primeiro o ajudará a se concentrar nas coisas mais importantes e a não adiá-las. No rastreador de tarefas, você pode marcá-las com etiquetas especiais ou arrastá-las para a coluna Urgente.
• Analise suas aulas. Tente entender para onde vai seu tempo – jogos no celular, tiktok e YouTube ocupam mais horas do que parece.
• Evite distrações – desative as notificações em seu telefone e computador, crie um local especial para trabalhar sem estímulos estranhos. Instale contadores em seu telefone e computador para os minutos gastos em programas e aplicativos.
• Crie um local de trabalho confortável. Se você trabalha em casa, organize seu escritório com divisórias ou prateleiras, divida a área de trabalho e a área de descanso. Ele deve ser confortável, com luz natural e uma cadeira confortável que não cause dor nas costas. Se não for possível criar um espaço de trabalho separado, desligue o computador à noite e tire o laptop de vista – dessa forma, você poderá manter o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional.

Como escrever um livro sobre gerenciamento de tempo

Os livros de gerenciamento de tempo oferecem diferentes estratégias de gerenciamento de tempo, dicas e instruções sobre como implementá-las em sua vida diária, mas se você está lendo este artigo, é improvável que tenha tempo para ler todos eles. As essenciais estão reunidas aqui:

• A técnica Pomodoro consiste em dividir seu dia em períodos de produtividade e descanso. Um período é de 25 minutos (chamado de “tomates”) para se concentrar no trabalho, seguido de um breve intervalo de 5 minutos. Após 4 ciclos, segue-se um intervalo de 15 a 30 minutos.
• Eisenhower Matrix: um método de gerenciamento de tempo baseado na categorização de tarefas por importância e urgência. Elas são divididas em quatro categorias: importante urgente, importante não urgente, sem importância urgente, sem importância não urgente. A técnica ajuda você a priorizar e se concentrar no que é importante. Divida uma folha de papel em 4 partes e escreva as coisas nelas, ou use um rastreador de tarefas e coloque-as em 4 colunas.

• O método dos 2 minutos: Se você puder concluir uma tarefa em 2 minutos ou menos, faça-a imediatamente. Gastar 2 minutos para fazê-la instantaneamente economizará o tempo que você teria gasto esperando, verificando ou procrastinando. Escolha tarefas pequenas e simples para começar e, em seguida, passe para as mais complexas. Dessa forma, você começará o dia com uma pequena vitória! Esse método combina muito bem com a técnica do tomate.
• Bloqueio de tempo – o método não tem a ver com bloqueio, mas sim com blocos. Divida seu dia em blocos e reserve horários específicos para determinadas coisas. Defina um bloco para relatórios, um bloco para responder e-mails, um bloco para reuniões e assim por diante. Dessa forma, você pode se concentrar em uma tarefa de cada vez e não se distrair. Os blocos podem ser repetidos, você não precisa passar 4 horas seguidas fazendo reuniões. Duas horas para reuniões pela manhã, duas à tarde, com blocos intermediários para trabalho, brainstorming e relaxamento.

Esses são apenas exemplos de técnicas populares de gerenciamento de tempo. Lembre-se de que cada pessoa é única, portanto, a abordagem mais eficaz é individualizada. Faça experimentos com diferentes opções e suas combinações até encontrar a mais adequada.

Como usar rastreadores de tarefas para organizar o tempo de trabalho: eficiência da equipe

Um dos objetivos do gerenciamento do tempo é alcançar a eficiência da equipe.

A eficiência da equipe consiste em maximizar o uso dos recursos da equipe, como tempo e habilidades. Para alcançá-la, três pontos são importantes:

• Estabelecer metas e prioridades claras. Uma equipe bem organizada sabe quais trabalhos, projetos ou tarefas precisam de mais tempo e recursos. Isso permite que eles aloquem seu tempo e se concentrem em tarefas importantes e urgentes.
• O tempo é planejado e alocado. Cada membro da equipe pode planejar seu trabalho em detalhes, levando em conta as prioridades e os prazos. Isso ajuda a evitar atrasos e prazos e melhora a eficiência geral da equipe.
• A comunicação e o trabalho em equipe são estabelecidos. Os membros da equipe precisam compartilhar informações e discutir problemas em tempo hábil para evitar falhas de comunicação e reduzir o tempo para corrigir erros. O trabalho em equipe permite a utilização ideal dos recursos da equipe.

O rastreador de tarefas do MOGU é parte integrante do gerenciamento de tempo. Ele rastreia e organiza tarefas, controla sua conclusão e define prioridades.

Com o MOGU, você pode criar facilmente uma lista de tarefas, definir prazos e metas. Essa abordagem evita atrasos e perda de prazos, aumenta a produtividade e reduz o estresse. Mantenha suas tarefas na ponta dos dedos e não se preocupe com a possibilidade de esquecer algo.

Se quiser experimentar o gerenciamento de tempo como um sistema, inscreva-se no MOGU e controle facilmente suas tarefas.