Советы по тайм-менеджменту

Пару лет назад все мы строили планы на удалёнку. Как начнём в освободившиеся от дороги часы бегать, высыпаться, прочитаем десять книг за месяц и научимся делать лук конфи. И вот гибридная и удалённая работа — наша реальность. В этой реальности мы сидим за работой до часу ночи и не понимаем, куда делся день. Сроки горят, голова гудит, на кроссовках — слой пыли. 

Эта статья познакомит с основами тайм-менеджмента и поможет успеть всё в жизни и на работе. 

Тайм-менеджмент помогает установить приоритеты и понять, на чем сосредоточиться в первую очередь, сколько времени мы тратим на дела и как можем его оптимизировать. 

Тайм-менеджмент нужен, чтобы избегать лени и прокрастинации, сосредоточиться на главном. Подробнее о прокрастинации можно прочитать в статье.

Инструменты

Для того, чтобы начать приводить рабочие дела в порядок, нужно подобрать подходящий инструмент. У меня это — таск-трекер MOGU. Если пробовали Трелло, в целом — почти то же самое, просто на отечественной базе и не планирует уходить из страны. Если не пробовали, в паре слов — это доска с задачами (карточками), которые по ходу выполнения двигаются между колонками (план, в работе, аналитика, готово). 

В целом, можно создать табличку в экселе и делать там подобное — я с этого и начинала, но в маркетинге важно иметь возможность подгрузить прямо в задачу фото, тексты и документы со списками артикулов. Я признаю, что эксель умнее меня, но так он не умеет. 

Задачи в формате карточек, рассортированные по колонкам, помогают не забывать о задачах и отслеживать дедлайны. 

Можно создать единую доску на все дела, но я для каждого проекта использую отдельную, потому что иначе начинается путаница. Сейчас я одновременно веду три проекта, и коллегам из магазина кухонь совсем не надо видеть, что я пишу для зоомагазина. 

Я называю одно из преимуществ доски “Большой брат следит за тобой”. Исследование Штайнмец и Фишбаха показали, что спортсмены выступают тем лучше, чем больше людей присутствует на стадионе. 

Тут примерно тот же принцип — я даю доступ к доске коллегам, и им видно, что я закрыла кучу задач. Оказалось, когда за тобой никто не наблюдает, сесть за работу гораздо сложнее — а общая доска создаёт эффект присутствия. 

Это работает и в обратную сторону — когда я ставлю задачу в трекере дизайнеру, или аналитику, гораздо вероятнее, что она будет выполнена в срок — особенно если отметить нужного человека исполнителем и проставить дедлайн.

Отдельный бонус — если кто-то пытается закинуть мне новый проект, можно просто скинуть скрин доски со словами о том, что я в диком завале. 

Командная эффективность

Тайм-менеджмент полезен не только для одиночек, многие его принципы помогают лучше работать с коллегами. Достичь командной эффективности помогут три пункта:

• Установлены ясные цели и приоритеты. Хорошо организованная команда знает, какой работе, проектам или задачам нужно уделить больше времени и ресурсов. Это позволяет им распределить свое время и сосредоточиться на важных и срочных задачах. Можно поделиться своим трекером с командой, тем более, так будет проще ставить друг другу задачи и помогать, если что-то не получается. 

• Время спланировано и распределено.Каждый член команды может детально распланировать свою работу, учитывая приоритеты и установленные сроки. Это помогает избежать задержек и срывов сроков, а также улучшает общую эффективность команды. Важно, чтобы все примерно понимали степень загруженности друг друга (например, при визуализации через канбан-доску). 

• Налажены коммуникация и совместная работа. Члены команды должны своевременно обмениваться информацией и обсуждать вопросы, чтобы избежать недопонимания и снизить время на исправление ошибок. Коллективная работа дает возможность оптимально использовать командные ресурсы. Попробуйте регулярные встречи, на которых будете в паре слов описывать, что делали в последнее время и с чем нужна помощь. 

Основные принципы и как их внедрять

Книги про тайм менеджмент предлагают разные стратегии для управления временем, советы и инструкции по их внедрению в жизнь, но, если вы читаете эту статью, вряд ли у вас есть время прочитать их все. Основное собрали здесь: 

• Техника Pomodoro предполагает разделение дня периоды продуктивности и отдыха. Один период составляет 25 минут (называемых «помидорами»), за которые нужно сконцентрироваться на работе, затем следует короткий перерыв на 5 минут. После 4 циклов следует перерыв на 15-30 минут. Технику так назвали из-за того, что у создателя был таймер в виде помидорки. 25 минут на вычитку текстов — звучит как небольшая и реализуемая задача. Вычитать пять текстов — уже сложнее и запутаннее. 

Плюсы: очень просто, подготовка не нужна. 

Минусы: не все задачи помещаются в 25 минут.

• Матрица Эйзенхауэра: метод тайм менеджмента, основанный на классификации задач по важности и срочности. Они разделяются на 4 категории: важные срочные, важные несрочные, неважные  срочные, неважные несрочные. Техника помогает определить приоритеты и фокусироваться на главном. Разделите лист бумаги на 4 части и запишите дела в них, или используйте таск-трекер (ссылка) и разместите их в 4 колонках. 

Плюсы: наглядно и понятно. 

Минусы: нужна подготовка. 

• Метод 2 минут: если можете выполнить задачу за 2 минуты или менее, выполните ее незамедлительно. Потратив 2 минуты на мгновенное выполнение, вы сэкономите время, которое потратили бы на ожидание, проверку или откладывание. Выбирайте небольшие и простые дела для начала, затем переходите к сложным. Таким образом вы начнете день с маленькой победы! Этот метод отлично сочетается с помидорной техникой. Проверьте почту, отправьте уже то письмо из черновиков, загрузите обновленные фото.

Плюсы: подойдёт для резкого старта. 

Минусы: двухминутной задачи может не быть под рукой.

• «Матушка утро» — начните день с выполнения важной задачи. Представьте, что «утро» — начало рабочего дня или самый энергичный его период, когда вы наиболее продуктивны. Так получится избежать откладывания дел на потом и знать, что уже достигли чего-то значимого. Если ничего не приходит в голову, попробуйте назначить на это время брейншторм или перечитать отвергнутые идеи для постов — может, утром придумается, как раскрутить на первый взгляд не интересную мысль. Если держите свои задачи в трекере, передвиньте самые большие в верхнюю часть колонок, чтобы видеть их в первую очередь.

Плюсы: вы уже чего-то достигли. 

Минусы: если вы — сова, может не подойти.

• Блокирование времени — метод не про блокировку, а блоки. Разделите день на блоки и отведите определенное время для определенных дел. Установите блок для отчётов, для ответов на электронную почту, блок для встреч и так далее. Так получится концентрироваться на одной задаче за раз и не отвлекаться. Блоки могут повторяться, не обязательно 4 часа подряд заниматься встречами. Два часа на встречи утром, два — после обеда, между — блоки для работы, брейншторма и отдыха. Таск-трекер позволит не забывать про задачи, даже если в первом блоке для них не хватило времени. 

Плюсы: всему своё время.

Минусы: задачи неудобно закрывать на середине, чтобы уйти на перерыв. 

Это — примеры популярных техник тайм-менеджмента. Помните, что каждый человек уникален, поэтому самый эффективный подход индивидуален. Экспериментируйте с разными вариантами и их сочетаниями, пока не найдете подходящий. А вот несколько общих принципов, которые помогут успевать всё в жизни и на работе. 

Основные принципы

Нет универсального метода тайм менеджмента, который помог бы всем, но вот основные принципы:

• Планируйте заранее: начните с составления плана дел, расставьте их по важности. Обозначьте цели и получите четкое представление о том, что нужно закончить и когда. Начните с десятка главных, какие сможете вспомнить. Проверьте календари и почту — что-то могло остаться там. Не получается? Используйте таск-трекер, чтобы визуализировать задачи и расставить их по порядку. 

• Установите реалистичные цели, будьте разумными и не перегружайте себя. Не пытайтесь закрыть пятилетку за три дня — сосредоточьтесь на основном, оставьте запланированное время для отдыха и перерывов. Отметьте перерывы в календаре, если делите его с коллегами — звонков станет меньше и никто не попытается назначить встречу в обед. 

• Научитесь делегировать, чтобы сосредоточиться на том, что действительно важно. Разберитесь, кто в команде за что отвечает и обращайтесь за помощью. Если в отделе есть дизайнер, не рисуйте элементы сайта — это займет больше времени и получится хуже, чем у профи. По возможности ставьте задачи так, чтобы у них было полноценное описание и срок выполнения. 

• Установите приоритеты: учитывайте срочность дел, расставьте их в порядке приоритетов. Выполнение главного в первую очередь поможет сосредоточиться на ключевых делах и не откладывать их на потом. В таск-трекере MOGU их можно отметить специальными метками или перетащить в колонку Срочно. 

• Избегайте отвлекающих факторов — отключите уведомления на телефоне и компьютере, создайте специальное место для работы без посторонних раздражителей. Установите на телефон и компьютер счетчики минут, проведенных в программах и приложениях.

• Создайте удобное рабочее место. Если работаете дома, организуйте кабинет при помощи перегородок или стеллажа, разделите рабочую зону и зону отдыха. Оно должно быть комфортным, с естественным светом и удобным креслом, от которого не заболит спина. Если не удается создать отдельное рабочее пространство, по вечерам отключайте компьютер и убирайте ноутбук из поля зрения — так вы сохраните баланс между работой и личной жизнью.

С помощью MOGU вы легко создадите список дел, установите приоритеты, сроки и цели. Такой подход позволяет избежать опозданий и сорванных сроков, повышает уровень продуктивности и уменьшает стресс. Держите задачи под рукой, и не переживайте, что о чем-то забыли.