Principais diferenças entre Agile, Scrum e Kanban (e como usá-los no marketing)

Você já deve ter ouvido palavras como Agile, Scrum e Kanban – algo sobre eficiência e produtividade. Se as implementarmos, a produtividade aumentará cem vezes, os prazos deixarão de ser cumpridos, todas as interações serão transparentes e o centeio crescerá. Antes de implementar qualquer sistema em seu trabalho, você precisa entender do que se trata e como funciona.

As metodologias ágeis mais populares, Scrum e Kanban, oferecem suas próprias abordagens exclusivas para o gerenciamento de projetos e tarefas. Neste artigo, vamos analisar as principais diferenças entre Scrum e Kanban e como elas podem ser aplicadas ao marketing.

Ágil

O Agile é originalmente uma filosofia de desenvolvimento de software que envolve a execução ágil e iterativa de projetos, mas também é usado em outras áreas, como o marketing.

A essência do método é que os processos são divididos em pequenos períodos de tempo para tornar o trabalho o mais flexível possível. A metodologia ágil prioriza a divisão de uma grande tarefa em subtarefas menores com objetivos claros e precisos.

No marketing, o Agile pode ser útil para melhorar a comunicação dentro da equipe, o gerenciamento de projetos e a resposta rápida às mudanças nas necessidades dos clientes. No marketing, onde os resultados da campanha não podem ser previstos com exatidão, a metodologia foi particularmente bem-sucedida devido à sua flexibilidade.

A metodologia ágil não é apenas um método, é uma filosofia. O Manifesto Ágil inclui 4 valores e 12 princípios.

Os valores colocam as pessoas, o produto, a colaboração com o cliente e a disposição para mudar acima de documentos, aprovações, ferramentas e o cumprimento do plano original.

Os princípios são a satisfação do cliente, a flexibilidade e a disposição para mudar, a ênfase na colaboração diária, a motivação dos funcionários e um ritmo constante que deve levar a um produto funcional, à minimização do trabalho desnecessário e à excelência técnica.

A metodologia ágil propõe alcançar isso por meio da auto-organização da equipe e da análise constante de oportunidades para melhorar o estilo de trabalho.

Os objetivos gerais do Agile são a entrega rápida do produto ao cliente, a adaptação flexível às mudanças, o uso eficiente dos recursos e o aumento da satisfação do cliente e da equipe de desenvolvimento.

Cada iteração no Agile tem um conjunto específico de tarefas que a equipe realiza durante um período de tempo, geralmente de uma a quatro semanas. Após a conclusão de cada iteração, a equipe recebe feedback do cliente e ajusta os planos com base nos resultados e nas solicitações.

O Agile Marketing é organizado de acordo com os mesmos princípios – sua essência é a experimentação constante, a análise dos resultados e o trabalho em iterações. Ele tem seu próprio manifesto, que é semelhante ao original, mas difere em detalhes. Por exemplo, assim como o manifesto original, ele enfatiza os resultados e a disposição para mudar. A diferença é que o marketing ágil acredita que os resultados comerciais no final são mais importantes do que os marcos, e a realização frequente de metas é mais importante do que a perfeição.

Scrum e Kanban não são métodos separados, mas variações do Agile. Dependendo das necessidades do cliente e da equipe, um deles pode ser escolhido.

Scrum
O Scrum é uma das metodologias ágeis mais populares, usada para gerenciar projetos iterativos.

A metodologia Scrum é baseada em um conjunto de funções, eventos e artefatos que permitem que uma equipe organize e execute o trabalho de forma eficaz. Um princípio fundamental do Scrum é trabalhar com tarefas em intervalos de tempo específicos chamados “sprints”.

O Scrum é baseado no princípio OODA usado na aviação militar – observar, orientar, decidir e agir.

Uma grande tarefa, por exemplo, o design de um novo site, é dividida em subtarefas, ou sprints, divididas por tempo. A duração de um sprint do scrum é de uma semana a um mês. É esse tipo de cronograma que ajuda a manter as coisas flexíveis, mas sem se afogar em reuniões organizacionais.

No marketing, o Scrum pode ser útil para planejar e lançar campanhas, gerenciar conteúdo e melhorar a colaboração da equipe.

Por exemplo, uma reunião decide que uma nova campanha precisa ser lançada em um mês. Na primeira semana – esboço de ideias, brainstorming e acordo sobre um orçamento aproximado. A segunda semana – edições, refinamentos, desenho de materiais e redação de textos. A terceira semana – polimento final e lançamento, e na quarta semana um analista se junta ao projeto.

Um exemplo de como o scrum pode ser usado em marketing:

• Backlog do produto: Crie uma lista de requisitos e projetos relacionados a uma campanha publicitária na forma de um backlog do produto. Por exemplo, pesquisa de mercado, desenvolvimento de conceitos criativos e configuração de canais de publicidade.
• Planejamento de Sprint: Selecionar tarefas do backlog do produto a serem concluídas em um único sprint, que pode durar, por exemplo, duas semanas – pesquisa de mercado.
• Trabalho do sprint: A equipe se concentra na conclusão das tarefas selecionadas durante o sprint. As reuniões diárias (Daily Scrums) ajudam a acompanhar o progresso e a discutir os problemas que surgem, mas a maioria das equipes acaba mudando para reuniões semanais.
• Avaliação do sprint: No final do sprint, é feita uma revisão do trabalho realizado, os resultados são avaliados e as próximas etapas são discutidas.

Com o Scrum, todos os funcionários sabem quando são os prazos, quais são suas funções no projeto atual e podem gerenciar a carga de trabalho. O Scrum estabelece cronogramas rígidos para períodos curtos, o que ajuda a manter o controle e a fazer pequenas alterações no produto regularmente. O Scrum Master ou o proprietário do produto monitora as tarefas e sua qualidade.

O Scrum é adequado para situações em que você tem um objetivo claro com prazos rígidos, por exemplo, você precisa participar de uma conferência em dois meses.

Dividimos dois meses em oito sprints de uma semana cada, nos reunimos semanalmente, compilamos e verificamos o roteiro. No final, os prazos não são perdidos, tudo o que você precisa é feito e você pode ir.

Kanban

O Kanban é um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho baseado na visualização do fluxo de trabalho usando um quadro especial que exibe as tarefas e seu status atual.

O quadro Kanban consiste em colunas divididas que representam estágios de conclusão, por exemplo, “Aguardando”, “Em andamento” e “Concluído”. Quando um cartão passa para o próximo estágio, ele se move adequadamente no quadro.

O Kanban ajuda a identificar gargalos no processo e a otimizá-lo continuamente para evitar atrasos. No marketing, o Kanban pode ser útil para gerenciar o processo de criação de conteúdo, planejar pesquisas de mercado e acompanhar o progresso dos projetos.

O sistema Kanban baseia-se em vários princípios fundamentais. Em primeiro lugar, ele se concentra na melhoria do fluxo de trabalho e na obtenção de um fluxo uniforme de tarefas. Isso é conseguido limitando o número de tarefas que podem estar sendo executadas ao mesmo tempo e o tamanho aceitável de cada tarefa. Em segundo lugar, o Kanban implica a capacidade de controle do fluxo de trabalho pelo software. Todas as informações sobre projetos e seu status estão disponíveis no quadro Kanban, permitindo que todos os participantes do processo estejam cientes da situação atual. Em terceiro lugar, o kanban fornece feedback contínuo e aprimoramento contínuo do trabalho, pois qualquer pessoa envolvida pode ver os problemas e obstáculos encontrados em cada estágio.

O sistema kanban pode ser usado fisicamente com um quadro e cartões, mas é mais conveniente fazê-lo eletronicamente com quadros kanban on-line. Quando se usa um quadro on-line, todos os participantes podem trabalhar com ele remotamente, o que é especialmente importante no caso de equipes distribuídas ou horários incompatíveis.

Em resumo, o Kanban é uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho que ajuda a visualizar o fluxo de trabalho, aumentar a produtividade e obter um fluxo uniforme de tarefas. Sua flexibilidade e facilidade de uso fazem do Kanban uma ferramenta poderosa que ajuda as equipes a atingir seus objetivos.

As ferramentas Kanban incluem o próprio quadro Kanban, cartões que percorrem as etapas do quadro e métricas e gráficos que exibem as informações do processo. Um quadro Kanban on-line ou rastreador de tarefas permite que uma equipe trabalhe em projetos remotamente e acompanhe o progresso de forma conveniente.

Como usá-lo no marketing:

• Lista de tarefas: Visualize as tarefas relacionadas à criação de conteúdo em um quadro Kanban. Por exemplo, escrever um artigo, preparar gráficos e verificar a ortografia.
• Estágios: Crie colunas para refletir os diferentes estágios do trabalho de conteúdo, como Pendente, Em processo, Verificando e Concluído.
• Movimentação de tarefas: Mova os cartões pelas colunas para exibir o status atual do trabalho nelas. Por exemplo, quando o conteúdo está sendo escrito, ele é movido para a coluna “Em andamento”.

O Kanban é uma forma de criar processos que funcionam para equipes criativas em que as tarefas mudam constantemente e você precisa se ajustar às circunstâncias o tempo todo.

Por exemplo, no momento estou usando vários quadros Kanban para redação de textos. É um processo flexível com muitas tarefas individuais (cartões), em cada uma das quais o cliente deixa edições. Além disso, nesses cartões, carrego imagens para artigos e dados enfadonhos, como exclusividade e limpeza do texto. Como resultado, posso ver imediatamente minha carga de trabalho em todos os projetos e entender quando posso fazer planos com calma para a noite e quando tenho que ficar acordado até a noite.

Kanban x Scrum

A diferença entre Kanban e Scrum é a abordagem do gerenciamento do fluxo de trabalho. Enquanto o Scrum oferece iterações fixas de trabalho chamadas sprints, o Kanban não tem prazos tão rígidos. O Kanban dá mais ênfase a um fluxo uniforme de trabalho e apoia a flexibilidade no planejamento e na execução de tarefas.

Scrum – precisamos concluir A, B e C até 20 de abril. Kanban – John tem que fazer A, Jack faz B e Olga faz C, todos têm prazos individuais.

No kanban, novos embaralhamentos podem ser adicionados e alterados várias vezes ao dia, enquanto o scrum envolve uma produção única. O Scrum trabalha com iterações e sprints, enquanto o Kanban trabalha com projetos que precisam ser concluídos.

No marketing, cada uma dessas metodologias tem suas vantagens e pode ser aplicada de acordo com as necessidades específicas da empresa. O Scrum trata de projetos, enquanto o Kanban trata de processos. Algumas equipes aplicam as duas técnicas ao mesmo tempo, mas é mais fácil começar implementando uma delas.

Seja qual for a sua escolha, é importante entender que o uso dos princípios ágeis permite que você seja mais flexível e se adapte às mudanças, além de acompanhar o progresso do projeto. Se você se sentir tentado a experimentar o Kanban, comece com o MOGU Task Tracker. Ele é intuitivo e fácil de implementar em seu trabalho.