Как внедрить Таск трекер в работу маркетинговой команды

“Кто в себе не носит хаоса, тот никогда не породит звезды”, говорил когда-то Ницше. Ницше не был маркетологом и ему не нужно было одновременно отслеживать десяток проектов, так что его можно понять. 

Убедить маркетологов и их коллег в необходимости использования таск-трекера может быть непросто, но с правильным подходом вы можете внедрить его в работу так, чтобы он стал полезным инструментом, а не обузой.

С чего начать

Для начала разберитесь с ним сами. Сложно внедрять инструмент, о котором ничего не знаете. Поработайте в трекере сами пару недель — убедитесь, что он подходит под ваши задачи.

Исследуйте различные варианты и подберите лучший таск трекер под ваши потребности. Учитывайте требования, возможности и бюджет для нового инструмента. Начать можно с MOGU — по интерфейсу он похож на ушедший из страны Трелло, так что у части коллег скорее всего будет релевантный опыт. Его сделали таким, чтобы порог вхождения был максимально низким, а работа — интуитивно понятной. 

Так выглядит недавно созданная доска в таск-трекере MOGU — позже в неё можно будет добавить коллег.

Как внедрить

Объясните, почему использование таск-трекера важно и какие преимущества он принесёт: 

• Отслеживание своих задач в виде канбан доски или таблицы;
• Постановка задач коллегам через Telegram-бот;
• Приоритезация задач с помощью заданных меток;
• Создание шаблонов для повторяющихся задач с помощью пользовательских полей;
• Постановка дедлайны, все задачи будут закрыты в срок.

Начните с 2-3 самых активных коллег, которые готовы изучать новое и предложите им попробовать. Если им понравится, они могут сами предложить другим попробовать. 

Ключевой момент — объясните, зачем это нужно им, а не вам. “Я хочу отслеживать вашу работу” никого не замотивирует. “Важно понимать вашу загрузку для постановки задач” — уже лучше.

Прежде чем начать использовать таск-трекер, необходимо разработать стратегию и цели, которых должна достичь команда. Определите этапы проекта, цели и примерные сроки выполнения.

Настройка и конфигурация таск-трекера

Убедитесь, что все владеют инструментом и знают, как им пользоваться.

В команде MOGU есть менеджеры которые проведут демонстрацию сервиса и расскажут каждому члену команды о том, как с ним работать. Более того, они распишут, как использовать трекер конкретно под ваши задачи. 

Покажите, как использование трекера помогает достигать поставленных целей и улучшает организацию. Дайте примеры успешных проектов — это поможет убедить маркетологов в его пользе.

Поддержка

Внедрение таск-трекера может потребовать времени для привыкания и усилий. Постепенно внедряйте таск-трекер в рабочий процесс, не навязывая его участникам. Начните с небольших проектов, чтобы все могли оценить преимущества — положительный опыт увеличивает мотивацию.

Собирайте обратную связь от команды и анализируйте их опыт. Учтите предложения и пожелания для адаптации и улучшения таск трекера. Важно показать, что их мнение ценно и инструмент будет развиваться вместе с ними, а если не подойдёт, вы открыты к тому, чтобы попробовать новый.

Регулярно общайтесь и делитесь опытом использования трекера, позволяйте коллегам высказывать свои идеи и предложения.

Посоветуйте трекер соседним отделам — он может быть полезен маркетинговым командам от цифровых каналов до наружной рекламы. К тому же, так будет проще налаживать совместную работу. Например, я иногда нахожу полезные моменты для текстов на главную страницу на доске контент-менеджеров, а отдел, занимающийся оффлайн-каталогами, берёт у меня формулировки.

Надеюсь, эти советы помогли внедрить в работу таск-трекер. Если пока не определились, попробуйте MOGU — импортозамещение Trello, сделанное с умом. Наша команда покажет, расскажет и научит — как вас, так и сотрудников.