Из ежедневника в таск-трекер

В современном мире, где каждый день приходится выполнять множество различных задач, ежедневник стал незаменимым инструментом для планирования и организации времени. Он помогает не забывать о важных событиях и делах, записывать планы и мысли, и выглядеть чуть умнее, когда сидите в кафе и что-то записываете, вычеркиваете и подчеркиваете. Однако с появлением цифровых технологий, классический бумажный ежедневник уступает место электронному варианту.

Вместо старых методов ведения расписаний на бумаге и ежедневников, существуют гибкие решения, такие как таск-трекеры, онлайн блокноты и электронные ежедневники, которые позволяют улучшить эффективность рабочего процесса и повысить производительность. Таким решением является Mogu. 

Использование таск-трекеров даёт возможность иметь доступ к своим записям с любого устройства, на котором есть интернет. Такие ежедневники обладают встроенной функцией автоматической синхронизации данных для участников, так что вы не потеряете важную информацию. Как только на доске что-то изменилось, это видит вся команда.

Канбан — это метод, который лежит в основе таск-трекеров, управленческий подход, который помогает упорядочить рабочий процесс, улучшить коммуникацию и повысить эффективность работы команды. Он работает на принципе визуализации задач и их движения по стадиям выполнения. Подробнее о нём можно прочитать в другой нашей статье.

Зачем переходить в таск менеджер

В современном информационном обществе, где бизнес и работа все больше основываются на цифровых технологиях, использование работающих инструментов для планирования становится более важным.

Как использовать Mogu и вести заметки онлайн? Сначала необходимо создать аккаунт, войти в личный кабинет и создать первую доску. Затем можно начинать добавлять колонки и карточки. 

Может показаться, что с тем же успехом можно использовать онлайн блокнот, но он лишен огромного количества функций, которые предлагает планировщик.

Первое преимущество таск-трекера заключается в централизации информации. В отличие от традиционного ежедневника, где каждая задача записывается отдельно и может быть потеряна или забыта, тут они объединяются в одном месте и доступны для просмотра и редактирования в любой момент. Это позволяет членам команды иметь ясное представление о текущих проектах и их статусе, что способствует лучшей координации и распределению ресурсов.

Второе преимущество связано с возможностью установления сроков выполнения задач и контроля их выполнения. В таск-трекере каждую задачу можно дополнить сроком выполнения и приоритетом. Это помогает не только оптимизировать рабочий процесс, но и ориентироваться во временных рамках. В Mogu можно отслеживать выполнение каждой задачи, отмечать ее статус и делать заметки или комментарии. Это облегчает взаимодействие и коммуникацию с коллегами.

Третье преимущество перехода в трекер связано с инструментами для организации. В таск-трекере можно создавать различные категории, подкатегории и метки. Сервис поддерживает добавление вложений к карточкам — документы, изображения или ссылки, что облегчает обмен информацией и доступ к необходимым файлам. Это помогает оптимизировать работу команды и хранение файлов.

Четвертое преимущество — он помогает с ведением анализа и отчетности. Сохраняя выполненные задачи в отдельной колонке, вы можете отследить не только количество выполненных, но и быстро найти данные по ним, что облегчает анализ. Благодаря этим данным можно внести коррективы в рабочий процесс и повысить его эффективность.

Пятое преимущество перехода в трекер — это возможность работы в режиме совместного доступа. В таск-трекере можно пригласить других членов команды и дать им доступ к своей доске, легко делиться информацией, открывать для совместного доступа заметки онлайн, распределять дела и контролировать их выполнение. 

Шестое преимущество — интуитивность. Если коллеги пользовались подобными сервисами, сориентироваться будет несложно. Колонки, карточки, сроки и метки — ничего лишнего, только то, что нужно от хорошего онлайн ежедневника.

Седьмое — заметки онлайн. Ежедневник можно оставить дома, забыть на столе или просто потерять, а вот телефон всегда с нами. Mogu удобно использовать как с компьютера, так и с телефона, так что хорошая идея, важное уточнение или полезный скриншот не потеряются — их можно сразу же добавить в нужную колонку.

И восьмое преимущество Mogu — чат-бот. Он напишет в телеграм о важных дедлайнах и напомнит о задачах, чего обычный еженедельник сделать не сможет.

Как перевести всю команду в таск-трекер

Изначально MOGU разрабатывался для координации работы команд, но это не мешает использовать таск менеджер как личный электронный ежедневник.

Походы ко врачу, списки покупок, концерты и список фильмов, которые планируешь посмотреть, удобнее заполнять с компьютера, а вот использовать их мне проще с телефона. 

Я люблю вести еженедельник творчески, возможность добавлять красивые фото на фон, цветные метки с символами и кажущиеся мне смешными заголовки колонок делают заметки онлайн более веселыми, чем простой блокнот.

Допустим, вы уже готовы заменить ежедневник трекером, но ваша команда раньше не пользовались этим инструментом и не готовы его проверять. Вот несколько рекомендаций для успешного внедрения таск-трекера и приучения команды к тому, чтобы стабильно его использовать:

1. Поделитесь с командой преимуществами использования таск-трекера. Объясните, как он поможет им организовать работу, отслеживать прогресс, улучшить коммуникацию и повысить производительность. Обратите внимание на удобство использования и функционал трекера.
2. Проведите обучение. Покажите основные функции, объясните, как создавать задачи, устанавливать сроки, назначать ответственных и отслеживать прогресс. Организуйте практические занятия, чтобы команда могла активно применять полученные знания.
3. Установите цели и стандарты использования таск-трекера в команде. Определите четкие правила и процедуры по созданию, обновлению и закрытию задач. Убедитесь, что все участники команды знакомы с этими правилами и готовы их соблюдать. Спустя неделю проведите повторную встречу на случай, если у кого-то возникли вопросы в процессе работы или предложения по изменению стандартов.
4. Руководитель команды должен активно использовать таск-трекер и поддерживать его использование в команде. Он может ставить задачи, контролировать выполнение, комментировать и следить за прогрессом проектов. Видимое участие руководителя поможет мотивировать команду и показать важность трекера.
5. Награды и поощрения: Внедрите систему наград и поощрений за активное использование — геймификация процессов вызовет у коллег начальный интерес к продукту. Можно назначить символический приз за самое большое количество закрытых задач, заведенных карточек или скорость ответа. Главное — показать, что трекеры это действительно удобный инструмент. 

Таск трекер поможет легко отслеживать планы, согласовывать свободное время и вести общение с участниками встречи. Этот инструмент позволит организовать всё, от команды коллег до пятничного похода в кино с друзьями, с минимальными усилиями и максимальной прозрачностью.

Попробуйте перенести рабочие задачи в таск-трекер MOGU и почувствуйте разницу в эффективности своей работы.