Чек-листы для эвент-менеджера

Таск-трекер MOGU и продвижение эвентов

Таск-трекер это канбан-доска, у которой две основные задачи — возможность выписать все задачи так, чтобы их было видно (чтобы не забыть о важном) и перемещать эти задачи по стадиям выполнения (чтобы точно понимать, на какой стадии все части проекта). 

Может показаться, что такое нужно только айтишникам или огромным компаниям с тысячами сотрудников, но даже небольшое эвент-агентство может выиграть от обновленного подхода к задачам. 

Что с ним делать?

Вы можете создавать задачи для каждого шага, присваивать им ответственных и отслеживать выполнение. Чек-лист можно разбить на больше задачи и в каждую добавить ответственного, или создать отдельную колонку для каждого коллеги с его задачами и чек-листами. 

MOGU предоставляет возможность создавать множество досок и задач, чтобы отслеживать все действия по продвижению мероприятия, даже если вы одновременно ведете много проектов.

Вы также можете использовать встроенные функции уведомлений и совместной работы с командой для совместного выполнения задач по продвижению.

Надеемся, этот чек-лист поможет вам в продвижении маркетингового эвента, а таск-трекер MOGU будет надежным помощником в организации и отслеживании всего процесса:

 Определение целей и целевой аудитории

• Определите, какую цель хотите достичь с помощью мероприятия. Это может быть увеличение продаж, повышение узнаваемости вашего бренда или привлечение новых клиентов.
• Определите целевую аудиторию. Кто будет наиболее заинтересован в вашем мероприятии, и кто может посетить его? Учитывайте возраст, пол, интересы и поведение вашей целевой аудитории.

Разработка стратегии продвижения

• Создайте детальный план действий, определяющий, как вы будете продвигать ваше мероприятие. Составьте список маркетинговых инструментов, которыми вы намерены воспользоваться (реклама в социальных сетях, электронная почта, контент-маркетинг и т.д.).
• Установите бюджет для эвент маркетинга и распределите его между инструментами.

Создание контента и материалов

• Создайте качественный контент, который будет запоминающимся и привлекательным для вашей аудитории. Это может быть информационный пост, видеообзор, фотографии, промокоды и т.д.
• Разработайте лендинг-страницу, на которой посетители смогут получить дополнительную информацию о вашем эвенте или зарегистрироваться на него.
• Подготовьте информационные материалы и рекламные баннеры для распространения в социальных сетях и других маркетинговых каналах.

Продвижение эвента

• Рассылка новостей о вашем эвенте через электронную почту и социальные сети. Продумайте письма и пригласительные билеты для повышения интереса к вашему эвенту.
• Размещение рекламы в социальных сетях с использованием ключевых слов и таргетинга по интересам вашей целевой аудитории.
• Использование инструментов контент-маркетинга, таких как блоги, публикации в онлайн-изданиях и гостевые посты на сайтах, чтобы привлечь дополнительную аудиторию.

• Сотрудничайте с экспертами. Попросите их продвигать ваше мероприятие в своих социальных сетях или включить его в свои рассылки. Ищите тех, кто активно присутствует в соцсетях и пользуется уважением аудитории.
• Спонсоры могут помочь продвинуть ваш эвент, предоставляя дополнительную поддержку в виде финансирования, площадок или материальных ресурсов. Взамен вы можете предложить им рекламное присутствие на мероприятии или другие преимущества.
• Оптимизируйте свой сайт и контент с использованием ключевых слов и фраз, связанных с вашим эвентом. Это поможет появиться в поисковых результатах и привлечь больше посетителей.
• Проведение конкурсов и предоставление возможности выиграть билеты или привилегии может способствовать привлечению внимания к эвенту и увеличению участия.
• Используйте рекламные платформы, чтобы показывать рекламу вашего мероприятия пользователям, которые ищут похожие события или имеют интересы, связанные с вашей тематикой.

Организация

• Проверьте безопасность: аптечка, пожарные выходы, вентиляция — всё должно быть в норме.
• Не забудьте про технику — неработающие колонки или дым-машина может испортить всё мероприятие. 
• Если планируете конкурсы, закажите призы заранее, чтобы не искать в последний момент. То же касается раздаточных материалов и прочих сувениров. 
• Позаботьтесь о кейтеринге — особенно если в период вашего мероприятия планируется много заказов. 8 марта, 23 февраля и новогодний период — время пиковой нагрузки для всех ресторанов и площадок, так что о еде стоит подумать заранее.
• Музыка и ведущие, и прочие участники в зависимости от типа мероприятия — заключите договоры заранее.
• Если это — мероприятие с ограниченным списком гостей, позаботьтесь о безопасности и пропускной системе.  
• Аудиозапись и видеосъёмка — они позволят расширить мероприятие на онлайн. Потом можно устроить рассылку и использовать материалы для отчётности.

Анализ и оптимизация

• Оцените эффективность ваших маркетинговых действий и отслеживайте их результаты. Используйте аналитические инструменты, чтобы увидеть, какие каналы и инструменты привлекают больше посетителей и регистраций.
• Оптимизируйте стратегию продвижения на основе полученных данных. Изучите, какие каналы и инструменты приносят больше всего трафика, и перераспределите свой бюджет с учетом этих данных.

Чек-лист эвент-менеджера:

Вот что нужно не забыть, чтобы мероприятие точно прошло успешно — просто скопируйте наш список и идите по нему, если не знаете, с чего начать: 

• Определить цель и формат
• Определить бюджет и ресурсы, необходимые для проведения
• Создать расписание событий, включающее в себя время начала и окончания каждой активности
• Заключить договоры с поставщиками услуг (место проведения, кейтеринг, аренда оборудования и т.д.)
• Составить список участников и пригласить их
• Разработать маркетинговую стратегию и провести рекламную кампанию
• Подготовить тексты, логотипы, флаеры и другие материалы
• Организовать регистрацию участников и контроль доступа
• Провести обзор и выбрать ведущего и/или спикеров
• Организовать обслуживание гостей и обеспечить кейтеринг (питание и напитки)
• Подготовить необходимую аппаратуру для презентаций, звукового сопровождения и освещения
• Подготовить подарки и призы для участников
• Организовать транспорт и размещение для приезжающих из других городов или стран
• Проверить наличие всех необходимых разрешений и лицензий
• Разработать план безопасности и иметь медицинский персонал на месте
• Обеспечить аудио- и видеозапись
• Убедиться, что вся техника работает

Лист можно использовать целиком или раскидать задачи по ответственным сотрудникам, каждый со своим списком. 

Если это вызывает не восторг, а ощущение, что в этих задачах легко утонуть, попробуйте использовать таск-трекер MOGU, чтобы не упустить важные детали.